Pré-implémentation d'un outil de gestion au sein d’une Petite ou Moyenne Entreprise : le choix d'un outil adapté aux besoins actuels et aux envies de croissance Une étude de cas de la société Wepika, une agence belge de service web

Details

Supervisors

Kolp, Manuel

Faculty

Louvain School of Management

Degree label

Master [120] en ingénieur de gestion

Abstract

Ce mémoire a pour but premier de traiter de la problématique de mise en place d’un outil de gestion au sein d’une Petite ou Moyenne Entreprise. Les logiciels de gestion destinés à faciliter la gestion des divers processus d’une entreprise rencontrent, actuellement, une forte demande de la part d’entreprises de tous secteurs confondus. Alors que nombreux sont les dirigeants de sociétés n’ayant aucunes connaissances préalables, ni des outils disponibles sur le marché, ni de la manière dont ces derniers doivent être mis en place au sein d’une quelconque organisation, il nous a semblé opportun, d’analyser la manière dont un tel processus de recherche et d’implémentation peut être concrétisé par ces derniers afin de se conclure par un succès. Notre mémoire-projet est composé de 4 chapitres. Le premier vise à dresser, sur base de la revue de littérature, un bref contexte théorique de la problématique étudiée. Les chapitres suivants, quant à eux, mettrons en évidence notre étude de la société Wepika, une agence de service web située en Brabant wallon, dont nous détaillerons dans un premier temps l’organisation au sein du deuxième chapitre de notre travail. Le troisième chapitre dévoilera les possibilités envisageables à mettre en place au sein de cette agence qui lui permettraient de parer aux dangers auxquels elle est actuellement confrontée. Enfin, nous expliciterons en détail la solution retenue par le dirigeant de cette société et détaillerons au sein du quatrième et dernier chapitre de ce mémoire, la continuité que nous envisageons pour la poursuite de ce projet. Tout d’abord, afin de dresser un contexte théorique à notre problématique, nous détaillerons la situation concurrentielle poussant les entreprises de tous secteurs à repenser l’organisation de leurs processus. Nous observerons alors que, pour faire face aux tendances actuelles, les entreprises se tournent vers de nombreux outils de gestion capables d’automatiser un grand nombre de processus métiers permettant de faire gagner un temps précieux à l’ensemble des départements constitutifs d’une organisation. Ensuite, nous présenterons l’ensemble des possibilités auxquelles une entreprise peut être confrontée lorsqu’elle souhaite faire le choix d’intégrer un outil de gestion. Enfin, après avoir mis en lumière le fait qu’une entreprise puisse, non seulement, opter pour un outil global de type ERP, mais aussi pour un ou plusieurs modules indépendants disponibles indépendamment ou au sein de ce même outil global, nous développerons également la solution alternative envisageable qui n’est autre que la création sur mesure d’un outil censé, dès lors, satisfaire l’ensemble des besoins d’une organisation. Nous nous poserons ensuite la question de savoir comment une entreprise désireuse de migrer vers l’utilisation d’un tel logiciel de gestion peut envisager cette transition. Nous expliciterons alors, toujours au sein du premier chapitre de notre travail que, multiples marches à suivre ont été conçues et envisagées par différents auteurs afin que l’implémentation d’un tel outil de gestion soit un succès. Dès lors, nous considérerons et nous nous baserons sur l’ensemble des théories consultées afin de réaliser une étude de cas. Le deuxième chapitre de notre travail a, quant à lui, pour but d’introduire l’élément problématique de notre mémoire ainsi que ses implications pour le sujet étudié sur base d’un cas pratique réalisé en entreprise. Ce dernier mettra tout d’abord en avant notre désir de perfectionner nos connaissances dans le domaine des Technologies de l’Information, communément appelé IT. Ensuite, afin de donner un exemple pratique de la recherche d’un outil adapté aux besoins actuels et aux envies de croissance d’une PME, nous étudierons la société Wepika, une agence de service web située en Brabant wallon, qui effectue diverses tâches de développement pour ses clients. Grâce à cette étude de cas, nous mettrons en exergue, au sein de ce chapitre, les nombreux questionnements que cette recherche amène. Tout d’abord, au moyen d’une analyse détaillée de l’organisation interne de cette société, nous établirons que l’ensemble des employés présents au sein des 6 départements utilisent actuellement divers outils de tous genres afin de réaliser les activités qui animent leur quotidien, et que tous ne sont pas actuellement satisfaits, d’une part des outils et d’autre part, des processus alors en place. Après avoir mis en avant la manière dont cette entreprise organise ses processus sur base de différents outils, nous établirons un constat général et dresserons, avec la collaboration de l’ensemble des employés de cette entreprise, les besoins et problèmes organisationnels qu’ils souhaitent voir comblés par la mise en place d’un outil de gestion. Nous mettrons alors en avant le fait que, bien que la société Wepika se définisse comme organisée, la réalité n’en est pas moins différente. En effet, alors que de nombreux clients se plaignent de ne pas obtenir de détails concernant le travail presté par ses employés, nous mettrons en avant le fait que ceux-ci ne possèdent pas, actuellement, d’outil qui pourrait effectuer un suivi efficace de leurs activités. De plus, nous conclurons que l’entreprise étudiée, en plus d’être confrontée à de nombreux problèmes de redondances de processus, nécessiterait, non seulement, de revoir certains de ces derniers mais mériterait également d’implémenter un ou plusieurs nouveaux outils de gestion. Ceux-ci pouvant, dès aujourd’hui, faire gagner un temps précieux à de nombreux employés de cette agence. Au sein du troisième chapitre de notre travail, nous mettrons tout d’abord en évidence l’envie du dirigeant de cette entreprise de préparer correctement l’avenir de sa société. Ensuite, nous définirons le besoin majeur qu’un outil de gestion doit posséder selon lui : la consistance. Nous expliquerons aussi que l’outil prochainement mis en place devra, non seulement, posséder une vue de type Kanban, c’est-à-dire, permettant la visualisation en colonnes de l’état d’avancement des différentes tâches composant un projet mais aussi, d’un outil de planning au sein duquel une modification réalisée ne perturbe pas l’ensemble des tâches ayant été préalablement encodées au sein de ce dernier mais décale tout simplement celles-ci si une nouvelle tâche est insérée au sein du planning en question. Par après, nous présenterons, les solutions envisagées par nos soins qui correspondraient au mieux aux besoins et désirs mis en avant par les différents individus travaillant au sein de la société étudiée. Les outils de type ERP, CRM, PSA, ou encore, le choix d’opter pour des modules distincts mais aussi pour un développement en interne seront expliqués. En outre, nous analyserons également le fonctionnement interne d’autres agences de service web afin de constater si une quelconque similarité existe entre la société Wepika et ces dernières, ce qui pourrait, dès lors, formuler un point de départ pour nous dans notre choix de l’outil le plus adapté à l’agence étudiée. Nous conclurons, ici, que les entreprises rencontrées présentent toutes des spécificités propres et que, bien que certains outils puissent être conjointement utilisés par plusieurs d’entre elles, ces dernières requièrent toutes, l’utilisation d’outils sensiblement distincts afin de mener à bien leurs activités quotidiennes. Après avois analysé et envisagé la mise en place de différents logiciels, nous développerons notre solution principalement retenue pour la société Wepika, le logiciel CRM et de gestion commerciale Teamleader. Par après, nous tenterons d’expliquer en détail les raisons pour lesquelles notre solution n’a pas été retenue par les divers preneurs de décisions de ce projet. L’envie sous-jacente de développer un outil sur mesure en interne sera alors mise en avant. Ce développement sur mesure en interne sera alors préparé par nos soins toujours au sein de ce troisième chapitre. Dans le quatrième et dernier chapitre de notre travail, nous mettrons en évidence la continuité que nous envisageons pour la suite de ce projet et questionnerons le fait que ce dernier puisse être poursuivi sans l’aide d’un consultant externe qui viendrait régulièrement constater et en guider l’évolution. Ensuite, nous développerons l’idée que le dirigeant de la société Wepika se fait de la transition vers laquelle il emmène l’ensemble des employés de son entreprise. Nous mettrons, dès lors, en avant les différentes phases par lesquelles ce dernier est persuadé de voir ses employés transiter avant qu’ils n’acceptent pleinement l’outil alors en place. Finalement, en guise de conclusion de notre mémoire, nous présenterons nos recommandations et suggestions à transmettre au dirigeant de la société Wepika. Nous expliciterons, alors, que nous sommes intimement convaincus qu’il doit impérativement se fixer des objectifs clairs et minutés dans le temps afin que la création des modules constitutifs de son nouvel outil soit bel et bien maintenue dans un futur proche.